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スタッフブログ

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自ら考えて行動し、成長し続けることを目指すエンジョブ社員のブログです。
大切なのは日々のちょっとした気づきや学びの積み重ね。
「仲間と、そしてブログを見てくださっている方々と共に成長したい!」そんな思いを込めて社員一人ひとり書いています。

「報連相」は中小企業にとって欠かせないツール

布目柊哉

こんにちは、布目です。
最近は寒い日が続くので体調管理には気をつけないといけないです。
いつの間にか冬になっているので早めに冬の装いをしておくように気をつけます。

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最近、エンジョブでは毎日のようにバタバタとしている光景があります。
今が特に繁忙期ということもありますが、基本的に何かしら動いているので今の時期に限ったバタバタ感ではありませんが、年間通してピークになってきている時期です。
そういう時期にこそ重要になってくるのが「報告、連絡、相談」です。


よく「報連相」と言われるものですが、特にエンジョブではこれを重要視しています。
忙しいからこの報連相のタイミングが遅れたり、報連相が止まってしまったりすると会社にとっては大きな問題になります。
忙しいということは、普段より多くの出来事が起きているということなのでそのたくさんの情報を社長、所属課長に上げるというのが社員の義務でもあります。
「忙しいから報告できていませんでした」というのはもっての外な訳です。


忙しいからこそ、今の状況を逐一報告していかないといけません。
忙しい時ほど、周りの状況の変化も激しくその変化には敏感に対応していかないといけません。
その変化に乗り遅れるのは中小企業として最も起こしていけない状況です。
少ない人数だからこそ、すぐに方向転換を状況に応じて行えるというのが中小企業の強みです。
その強みを最大限に活かす土台として「報連相」は重要な訳です。

その重要な「報連相」ですが、ただ単に情報を伝えるだけのことですが、「報連相にスキルが出る」と社長は良く言います。

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まず、最初に重要なのが「報告なのか、連絡なのか、相談なのかをはっきりさせること」です。

最初に「これは報告です」と伝えてしまえば相手も報告なのだと認識します。
報告ではなく「相談です」と伝えると「相談ということは回答が必要だ」ということを先に認識してもらえることができます。
これが、最初に何なのか分からず話始められて、最後に「相談なので回答が欲しいです」と言われてもまた、最初からその情報を聞くということが起きがちです。
この傾向によくあるのが「物語のように話してしまう」ということです。
起きたことを最初から話すと恐らく誰でも、もう1度聞いてみないと内容を掴めないということが起きます。


そうではなく最初に伝えるのは、起きた出来事や事実など、結果から話すということが大事です。
そうすれば最も重要なポイントは先に伝わるので相手も現在の状況を認知しながら話しを聞くことができるので話も入ってきやすくなります。
これだけでも伝える情報は同じなのに報告の質は、受け取る側から見るとグッと上がります。

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次に相談ですが、相談も同じく結果から話しましょう。
そこでは相談なので主に「次、どういう風に動いたらいいのか?」ということが題材になります。
もちろん、最初は相談で回答を相手に委ねるのみで大丈夫です。
その相談のスピードが早くなればなるほど自分の行動も早くなっていきます。


最もいけないのが、相談せずに自己判断で進めてしまうことです。
だからといって、何でもかんでも上司や社長に相談しないといけないのか?と思うこともあると思います。
そういう時は、提案を含めた相談をしましょう。
「~~という事が起きています。自分は○○した方が良いと思いますが、どうでしょう?」という風なものが提案を含めた相談になります。
これが出来るようになると、自分や相談相手だけでなく社内の動きのスピード自体が大きく変わります。
何もかも相手に委ねる相談だと、相手も回答を考える時間が必要です。
しかし、提案を含めた相談は「はい」か「いいえ」のみの回答で済むようになります。
そしてそれだけでなく、そういう相談ができるということは常に相談に行く時は自分の意見を持っての相談ができる社内環境が出来上がります。
そうなることで社内全体の「相談~回答」までのスピードは段違いに上がり、次々と行動を取ることができます。
そして、自分の考えた意見が通っての行動なのでもちろんその結果もその人の経験として身に付き社員の成長にも繋がっていくのです。

単なる社内状況を認識するためという軽い考えで「報連相」を捉えずに、会社が一気に成長していくツールとして「報連相」のことを考えることができれば回数をこなす度に報連相のスキルも上がっていくと思います。

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また、基本的に報連相はスピードが重要ですが、たまに自分は「事後報告です」と社長に後から報告を回すことがあります。
そういう場合はたいてい、社内でも「事後報告でも良い」共有されているものに限られます。
基本的に事後報告はイレギュラーなものだと思っておいた方が良いです。
そして、報告は事後報告ということはありますが、相談は事後相談ということはありえません。
何か起きてからの相談では遅いということです。
全て良い方向にもっていくための相談なので必ず事前の相談を心がけるようにしないといけないのです。
その相談のタイミングで結果が大きく変わってくることもあるので、迷ったら相談というくらいの認識を持っておくと相談するのもスムーズです。

特に新入社員などで入った時は相談のスピードと量がとても大事になってきます。
相談されて「また相談か・・・」などと嫌な顔をする課長はいませんので、どんどん課長を頼って相談していくと良いですね。
その相談の回数と課長から受け取る回答で自分も同時に知識を得て成長する機会にもなっているので、自己成長の為の相談でもあります。
同時に相談を受ける課長も相当頭を使っての回答をしてくれるので、互いの成長にもなっているのです。


そうしたところまで含めてエンジョブでは「報連相が大事だ」と伝えています。
困ったこと、気になることでも何でも良いので「報連相」をしていきましょう。

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