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スタッフブログ

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自ら考えて行動し、成長し続けることを目指すエンジョブ社員のブログです。
大切なのは日々のちょっとした気づきや学びの積み重ね。
「仲間と、そしてブログを見てくださっている方々と共に成長したい!」そんな思いを込めて社員一人ひとり書いています。

エンジョブのスケジュール管理法

布目柊哉

こんにちは、1月ももう半月が終わりました。
今年の新年の目標などは立てましたでしょうか?
中々1年単位の目標を追いかけることは難しいですが、こういう新年という時くらいしかそれくらい大きい目標を立てるタイミングもないので今まで立てていなかった人も何かしら目標を立ててみてはいかがでしょうか?
自分はそんなに大きい目標は立てませんが、自分の中で小さい目標は立てて進めていこうと思います。

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今日はスケジュール管理についてお話しようと思います。
エンジョブではGoogleカレンダーで個人、全体のスケジュールを入力し何時に誰が何をするかを管理しています。
またそのカレンダー通りの予定が実行されているのかを大久保さんがチェックしてくれています。
しかし、そのスケジュール通り予定を実行するというのがやってみると意外と難しいのです。

実はもともと、Googleカレンダーで管理していた訳ではありません。
ですがカレンダーで管理するようになってから、予定通り実行するという事のハードルの高さを実感しています。

その理由がどうしても何か始めると「キリの良いところまでいったら終わろう」とか「完了するまでやらないといけない」という心境になります。
そうなると時間無制限で進めてしまうのです。
終わらないより終わらせた方が良いのでは?とも思うところですがそれではダメなのだということを自分達も「環境整備」から学ぶことができました。

これは実際にそれを体感してみないと分かりづらいことなのですが、大きく2つの点からそれが言えると思うので簡単にまとめてみました。

【その1】 その後の予定が狂ってしまう
自分の都合で予定していた時間を延長して進めると、その後に別の予定が入っている場合はその予定の開始時間が遅れます。
また内容によっては自分個人の予定ではなく複数人と一緒に実行する予定も入っています。そうなるとその他の人たちは1人の自分勝手な行動により待たされるという事が起きます。
人を待たせるということは人の時間を奪っているということに等しいです。
他の人の予定が入っている場合は自分都合で時間を使用してはいけないです。
また1度予定が狂いそのままスケジュールを進めてしまうと、それが連鎖するように後々のスケジュールも全て後ろ倒しになってしまうのです。
「この予定だけ」と思っても実はその後の予定全てに影響を与えています。


【その2】 仕事の進め方にも影響する
決まっている予定ですら時間無制限でやってしまうので日常の業務も時間を気にすることなく進めてしまうようになるのは当然です。
そうなると、「○時までに終わらせよう」とか「○時までに終わらせるにはどうしたらいいのか?」と考えることがなくなってしまいます。
そういうことを考える習慣を無くしているのと同じです。
10個の業務を完了するのに2時間かかる人と、4時間かかる人がいたら前者の方が2倍仕事を進めていることになります。
ですが時間無制限だとその差が分からなくなり、「完了する」ということだけに着目してしまうのです。
自分が行っている業務は時間に見合った成果なのか?など考える習慣がなくなってしまうのも「スケジュール通り実行しない」という習慣が作りだしているのです。

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では、どのようにすればスケジュール通り日々の業務も進めていくことができるのか?

それは社長からも何回か社員に言われていることですが、

コツは、「次の予定を入れてしまうこと」です。

例えば、10時から30分の会議がスケジュールに入っているとします。
その次に入っている予定が10時45分だと、完了予定の10:30分から、15分の空いた時間ができてしまいます。
そうなると、「15分空いているから少しなら延長しても良い」という気持ちが生まれてしまいます。
そうではなく、次の予定を前の予定の完了時間である10時30分に設定することが大事です。
そうすれば後ろの予定に差し掛かってしまうので延長しても良いという考えもなくなります。


なので予定の時間通り完了するコツは「次の予定を入れてしまうこと」です。

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自分達の生活にも置き換えて考えると分かりやすいです。

電車やバスの出発時間が決まっているのにその時間を無視して他の予定を進める人はいないはずです。
どんな事をしていても、電車、バスの時間に間に合うように切り上げて乗車するはずです。
仕事も同じように次の予定に間に合うように考えて動くのが大事です。


まだまだ社内でもスケジュール管理が上手という訳ではありませんが、そういう風に考えて進めることで少しずつ上達もしていきます。
何も考えなければ改善も上達もしないので、何事においても自分がやっていることに対して考えることが大事ですね。

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