こんにちは、多賀です。
最近暑くなってきましたね。

私たちも暑いですが、エンジョブではおなじみの猫たちも毎日暑そうです。
我が家の猫も、よく床に落ちているのを見かけるようになりました。


▼あいちゃんに似てる我が家の3匹目（重量級）




さて、今回の私のブログでは「ポストイット」について書こうと思います。
ポストイットとは、メモや、人に依頼するときに使う付箋のことです。
私もエンジョブに入ってから使うようになり始めて知りました。



▼ポストイット　カラフルで正方形。長方形タイプもあります。



このポストイット、社員全員が使っている共通のツールです。
とっても便利です。

でも、社員全員が使うが故に、逆に問題もあるのです・・・。

それは・・・


人によって依頼の仕方が違うということ


でした。


エンジョブブログを読んでくださったことのある方ならわかると思います。
わが社ではEGを取り入れており、それぞれの顕性を理解し合う社風です。

ちなみに私、多賀は緑シングルと言われるタイプに分類されます。
いわゆる「構造型」です。

計画を立てたり、ルールに則って行動したり、方向性が定まっているのを好むタイプです。

色んな書き方で、色んな色で、色んな人から渡されるポストイットが「普通」なんだと思ってました。
しかし、ある日ふと思ったのです。

「これでは、依頼されたことの優先順位がつけられない」

かといって、適当に渡されているわけでもありません。
「重要」　　「急ぎ」　　「1番目にする」　　「〇日まで」
など、いろんな言葉で優先順位をつけるヒントがある状態ではありました。

ですが、それは依頼した側の人の感性、感覚によるものであり
依頼を受ける側にとっては正直説明をうけないと本当のところはわかりません。

私が細かいだけかもしれませんが
「なぜ」重要なのか、「なぜ」急ぎなのか
が分からないと、1日の予定が立てにくいな・・・と感じたことが最初の気づきだったように思います。

もちろん素直に「はい！」と依頼を受けることは大事です。
しかし、受けるだけ受けてよくわからなくて後回し放置になってしまうこともあります。
遂行しないのは無責任です。


1度気になるとだんだんいろんなことが気になってきて
・依頼した人の名前がないことがある
・書き方、色が統一されてない

ということが気になってきました。

そして、ある日ふと社長への報告メールで
「ポストイットの重要性を色で分けて管理できるようにすれば、誰が見ても何が重要か分かりやすいのではないか？」
という疑問を投げかけました。

社長はすぐに意見を拾ってくださったので、ポストイットの色の統一化が決まりました。

▼赤は「急ぎ」黄色は「今日中に」青は「明日でも大丈夫」です。信号と一緒ですね。

選ばれたのは分かりやすい3色でした。

また、私の指導担当である中谷大先輩が生み出した「チェックボックス」も加わりました。
これにより、ポストイットの管理、見やすさが大きく変わりました。

文章で長く書いてあったら、見たときに正直萎えますよね。
これを、やってほしいことを最初に書き、そして補足説明が必要であれば下に箇条書き、または文章で記載するようになりました。

また、渡したポストイットの依頼、ちゃんとやってくれたかな・・・と確認をいちいちしにいくのもめんどくさいですね。
（多賀は特にめんどくさがりな性格をしているので、なんとか楽にできないかという悪知恵が働きます・・・）

チェックボックスを設けることで、依頼が完了したら自分のもとへポストイットが返ってくる仕組みになりました。
完了のポストイットには、かわいいイラストがついてくることもありますよ！


　　　▼依頼するとき　　　　　　　　　　　　　　
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　　　　　　
　　▢〇〇〇（依頼内容）　　　　　　　　　　　　
　　　
　　〇〇〇（説明内容）　　　　　　　　　　　　　

　　　日付　　名前　　　　　　　　　　　　　　　
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　　　　　

　　　　　▼完了！
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　　　　　　
　　☑〇〇〇（依頼内容）　　　　　　　　　　　
　　　
　　〇〇〇（説明内容）　　　　　　　　　　　　　

　　　日付　　名前　=^_^=　　　　　　　　　　　　　　
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝　

大事なのは、誰がやっても同じことが出来る　ということだと思います。

EGの顕性が違ってタイプが違う人でも、新入社員でもベテラン社員でも、誰でもできます。

それは、「ルールで仕組み化」をし
「共通の色の認識」をそろえることで実現されました。

個人的にはこの仕組みができてから、かなり仕事がやりやすくなりました。
ポストイットがたくさんある中でも、ある程度見るだけでも仕分けがしやすくなりました。

もちろん、色に頼りきって確認をおろそかにしてはいけないですが
認識がそろうと、お互いチェックしあえるので、ミス防止にもなります。





社長が意見を拾ってくださるので実現しました。
小さな不満は改善のタネです。

色んな事が気になって、細かい人ほど実は改善案を出すのに向いてるのかもしれません。
自分だけではなくて、他の人にとってもプラスになるのでは？と少しでも感じたら
また提案や意見を言っていこうと思います。


▼天使に見える激かわももちゃん