私が『環境整備』で学んだ２つの大切なこと
大久保浩美
こんにちは！大久保です。
最近急に気温が下がって寒くなってきましたね。
そのためか、うちのみる君はいつもフローリングの上で
寝ていることが多かったのですが、
最近は布団の上に来て私の頭の横にお尻を向けて座って寝ています。
おかげで顔のあたりがぽかぽかと温かいです。
お互いに暖を取っています（笑）
さて、今回は「環境整備」についてお伝えしていきたいと思います。
会社で取り組んでいる「環境整備」によって私が学んだことが２つあります。
それは、
１つ目が何度も何度もやっていくことの大切さ。
2つ目が成果についての考え方についてです。
私は今まで「変わる」ことが嫌だな...とか、
今までと違うことに「変える」ことって面倒くさいな...
と、マイナスに捉えることがありました。
でも「変わる・変える」ことって実はもっと楽になったり、
やり易くなったり、気分も変わる嬉しいことなのだと
環境整備を始めてから感じるようになりました。
私は何かをするとき、
することだけで頭がいっぱいになってしまうのですが
目の前のことよりも、先のことも考える大切さも学びました。
やったことによりどういうことが起こるのか？
どういう結果になるのか。
どういう成果に繋がるのか。
仕事でも何のことにでも繋がっていくことです。
なぜそう感じるようになったのか。
環境整備から学んだ考え方について大きく２つお伝えしていきます。
【目次】
３．人数と時間をかけて行ったことが成果に見合っているのかどうか
１．環境整備とは？
■環境整備の定義
環境整備とは簡単に言うと、整理・整頓・清潔を行うことです。
【整理】
必要なもの、使ってないものを明確にし、必要最小限迄要らないもの、使っていないものを捨てること。
【整頓】
置き場所を決め、向きを揃え、置き方は水平・直角・平行・直線とし、
物を探す時間、戻す時間を最小限度化すること。
【清潔】
決められた場所を徹底的に磨き込むこと。
上の3つの中で、一番難しいのはどれだと思いますか？
実は一番難しいのは整理の「捨てること」です。
なぜ難しいのかというと、
自分のモノであれば捨てることは出来ますが、会社のモノだと勝手に捨てることが出来ないからです。
最終決定するのは社長になります。
しかし、事前にこうなったら「捨てる」という基準があると
社員でも捨てることが出来るようになります。
会社の中でとても大切なことです。
■環境整備の目的とは
強い組織を作っていくためには、
決められたことを決められたとおりにすることが大切になってきます。
例えば、指示したことと違うことをしたとしたらどうでしょうか？
よかれと思ってしたと思ったとしても、勝手な自己判断で違うことをするような組織だとどう思いますか？
自分が上司だったら決められたことを決められたとおりする部下の方が、
強い組織にしていくためにはいいと思うのではないでしょうか。
だけど、いろんな人がいればいるだけ
みんなで同じことをしていくというのは難しいです。
私自身も出来ているとはいえず、
失敗して会社にも社長にも、仲間のみんなにも迷惑をかけてしまったこともあります。
それを整えていくための訓練としてこの環境整備があります。
■なぜ「重要」なのか
私が一番最初に、この「環境整備」について聞いた時、
「整理・整頓・清潔」は当たり前なことだと思っていました。
しかし、自分は出来ていると思っていても
実際の自分の行動が伴っていないことがあることがわかりました。
この『環境整備プログラム』を通じて気づかせてもらっていることがたくさんあります。
例えば、ちょっと物を使ったとして、使った物を元ある位置ではなく、
違うところ（使ったところ）に置くことありませんか？
誰しもやることあるのではないでしょうか。
それと同じように、使ったものを元の位置に戻していないことがあったんです。
無意識の上でやってしまっているので、
それが習慣化されているといろんなものがいろんなところに
置いてしまっている可能性があります。
別にそのくらい・・・と思ってはいけないです。
もし、会社の重要書類だったらどうでしょうか？
重要書類だったら置かないといえるでしょうか。
そんなことはないはずです。
普段からの行いが出てきてしまうということです。
だからこそ、この「環境整備」が当たり前にできるようになってくることが強みに繋がっていきます。
環境整備には「整理・整頓・清潔」だけではない、たくさんのことを学べる機会です。
中でも「なるほど！」と思ったことが２つあります。今回は学んだことについてお伝えしていきます。
２．環境整備は1回やったら終わりではない
目標を立ててそれが出来たら終わり、と思いがちですがそうではないことが目から鱗でした。
どういうことかというと、時代によって状況というのは変わるからです。
その時はよかったものがあったとしても時代が変わると、内容が変わってくるものもありますよね。
例えば昔はレストランとかでもただ机を拭くだけだったところも、
今ではアルコールで消毒をするようになりました。
このようなことになったのはコロナの影響があります。
やってるのとやってないのとでは周りから見る目も違いますし、
利用する人・提供するところの意識が変わったからです。
ちょっとずれたかもしれませんが、
同じように状況が変わるからこそ、
定期的に見直しをしていく必要があるということでした。
「なるほど！」と思いました。
私はどちらかというと、一度で100％に持って行かないといけないと思ってしまいがちです。
もちろんそれも大事だと思いますが、結局やってもまた見直す必要があるということです。
社内の例でいうと、例えば掃除です。
最初に誰が何をするというのをその場で決めて割り振るということをやっていました。
掃除について詳しくはこちら▶エンジョブの「掃除」
それが徐々に、することが人によって違うということでやるところを紙に一覧化して見える化しました。
しかしそれでもやりにくい部分があり、項目が多すぎて回らないので、
「この項目は毎日する」、「この項目は曜日を決めて行おう」と決めました。
次は紙をA,B,Cと分けてファイルに入れていましたが、
取り出しにくいという話から、1枚1枚を分けれ入れるようにしたことにより
管理しやすくなりました。
このように、途中で「こうしよう！」、というのが誰かの案で変更になったり
声があがり改善改善を積み重なって現在の形になっています。
変更を繰り返していくことで、より使いやすいものが出来上がっていくのだとわかりました。
３．人数と時間をかけて行ったことが成果に見合っているのかどうか
最近、環境整備プログラム点検というのがあり、
月に１回外部の講師が来られるので、講師と社長、みんなの前で
各チームがやってきたことと成果を発表する機会がありました。
その時に「本当にこれでいいのか？」を考えながらやることが大事という話がありました。
どういうことかというと、人数と時間をかけてやったとして効果に見合うのかどうかを考えるということです。
例えば、
４人で３０分の時間をかけて、
ノートパソコン４台の定位置と、誰かが使用する時は
使用する人の札を入れて使っている人がわかるよう見える化をしたとします。
結果、今までパソコンがどこにいったのか？
誰が使ったのかがわからず探すのに１日５分かかっていたものが、
札を差して誰が持っているか見える化したことにより探す時間が１分に短縮されました。
毎日使うもので、１日５分探していたものが１分になったことにより、
１週間で３０分探していたのが、６分。
１か月で見ると、１時間５０分探していたのが、２２分。
１年で見ると２２時間探すのに使っていた時間が、４時間２４分となり、１７時間３６分の時短になりました。
１２０分の時間をかけて、１７時間３６分の時短になったと考えると効果は大きいです！
使用頻度が高いものとかであれば効果がより大きくなるし、
使用震度が低いものであれば効果に見合っているのか考えるということです。
環境整備を行うのに実行する内容でよかったのか？を考えるといいというものでした。
強化プログラムは効果、成果に重きをおいて考えていきます。
やって変わったよね、と終わるものではなく、
成果が出ているのか？を考えていくものです。
そこまで意識していなかったということに気づかされました。
４．まとめ
普段は成果のことまで考えずに「とりあえずやる」という感じでやっていました。
でも先のことまで考えていくというのは環境整備限らず、いろんなことにも言えます。
やらないといけないことがあるとして、
果たしてそれをやってどれだけ今後に影響するのか？
今後に繋がる見込みがないことにどれだけ時間をかけても無駄に終わってしまうものもあります。
そこを考えてやっていくことで、無駄なことに時間をかけることもなくなっていくことに繋がっていきます。
お客様対応でも同じことがいえますし、普段の自分が費やしている時間についても言えることです。
成果がすべてになってくるので、そこを考えながら行っていく訓練なのだと感じました。
私は昔からお客様との電話が長すぎると怒られていました。
一人のお客様に対して１０分～１５分話すことがざらにありました。
一人に対して１５分も使っていたとすると、１時間に４人としか話すことが出来なくなってしまいます。
それだけの時間を使ったとしても結局予約を頂かなければ、かけた時間が無駄になってしまいます。
社長講義でも社長がよく話してくださっています。
私自身が一番意識すべきことがこの『時間』の環境整備だと感じています。
自分が使っている時間が果たして成果に繋がっているのか？
自分でわかってないなら時間を意識して対応していくしかないです。
成果を出していくことについて、
得意な人が社内にはいるので、得意とする人たちの行動から学んでいったり
会社で行っている『環境整備』を通じてもっと学んでいくべきことだと感じています。
環境整備は、整理・整頓・清潔といっても単純なものではなく、
取り組み方や考え方についても学ぶことが多いです。
自分のレベルより高すぎることは出来ないまま終わってしまうこともありますが
まず出来ることから確実にやっていって次のレベルのところへと移っていけるよう日々訓練していきます。
チームや会社全体が関わってくることによって、
いろんな案も出てきて斬新なアイディアも出てきて改善されてきています。
来年新しい人が入ってくるとまた違った視点も出てくると思いますし、
どんどん変わっていけると思うと嬉しいです。
来年がまた今年とどう変わっていけるのか今から楽しみです！
