何から手を付けていいのかわからない人へ
大久保浩美
こんにちは！大久保です。
社長がうちのみるのお尻を拭いてくださったりすることがあるのですが
「みる、戦えるんだ・・」と言ってくださいました。
猫社会の中でみるも人も同じように成長していくんだなと感じました。
▲みるとの初めてのお出かけ。
みなさんはあれもこれもやらないといけない時、どうしていますか？
・１つ終わってから次に取り掛かっているでしょうか。
・１つ１つ思い出しながらやっていますか？
・それとも1つ手を付けて、終わってないけどまた次に手をつけていますか？
・やることを一覧化してから取り掛かっていますか？
今回は、会社で取り入れている仕組みについてご紹介します。
【目次】
１．アイビー・リー・メゾットとは
みなさんは「アイビー・リー」ってご存知でしょうか？
私はエンジョブに入って初めて知りました。
簡単に言えば業務を効率化するためのメゾットです。
「前日の内に翌日達成したい事項を5〜6個書き出し、重要度順に並び替える。そしてそれらのタスクを順番に一つずつ取り組んでいく」
▲ウィキペディアより
▲柳さんともかくん
社長からアイビー・リーを取り入れた理由の話を聞きました。
どこかの会社で高いコンサルを呼んで来てもらって経営についてのアドバイスを頂いた時に
「1～10のすることを紙に書いて順番にやってください」とだけ言われたそうです。
会社は高いコンサル料を払ってるのに
言われたことが紙に書いてやっていくだけと聞いて激怒しました。
でも「やってから言ってください」と言われやってみたところ、
なんと業績が上がったそうです！
事例からうちも取り入れよう！という社長の声から始まりました。
２．会社で取り入れているアイビーリー
▲もかくんとみるくん初対面
エンジョブで取り入れているのもこのアイビーリーです。
しかし若干変わってエンジョブ風になっています。
エンジョブでは齋藤のブログ「お客様の変化に対応する仕組み」にもあったように、
出社時と退社時に報告メールを送っています。
報告メールと一緒にこのアイビーリーも送ることになっています。
ポイントは次の８点です。
①数は５つ。
②幅広いものを書くのではなく、どの案件とわかるように具体的に書くこと。
③帰りに翌日のアイビーリーを送る。
④出社時にも再度やることを送る。
⑤帰りの翌日のアイビーリーと一緒に結果も記載する。
⑥出来なかったり、しなくてよくなったものはわかるように記載する。勝手に消さない。
⑦やっていく順番に書くこと。行う時も順番通り。
⑧いつも同じ内容があがってこないようにする。（出来ていないがずっと続く）
▲みるくんびっくりしてカバンに自分から入る。
もかくんは興味津々！
先日、社長講義で改めてアイビーリーについて話がありました。
自分事ですが、この通りには出来ていないことがあったことに気づきました。
順番通りにやっていなかったり、する必要がなくなったものを
特に理由を書かずに消してしまっていたりしました。
でも改めて目的について聞いてちゃんとやらないと
そもそもやっている意味自体ないなと
感じたので聞いてからは意識して取り組んでいます。
３．実行して感じた事
一言でいうと、「楽」という印象が強いです。
なぜかというと理由が３つあります。
▲ちょっと距離が近づいた二人。
１つ目は、思い出す時間がなくなります。
私は元々あれもこれもとやっていくのが苦手です。
１つのことしか出来なく、「あれ？次何するんだったっけ？」と思い出している時間があったりしました。
でも書いておくことにより、「そうそうこれやらないといけないんだった！」と思い出す時間がなく取り掛かることが出来ます。
2つ目は、優先順位をつけるスキルが身に付きます。
自分の中で何が時間かかりやすいのか、優先でやらないと終わらないという全体を見る目がついてきます。
最初のうちは順番通りにしていくとなっていても、1番やって次に飛んで5番をやっていたことがありました。
自分の中で時間がかかる項目を認知できていなかったからです。
となると次はすぐに終わるものや、急ぎでやらないといけないものが必然的に前の方になっていきます。
自分の中で優先順位をつけていく訓練になっています。
３つ目は、自信に繋がることです。
目標を立てて結果が出来たになると、すごく達成感があります。
出来なかったら逆に悔しいです。
自分でやろうと決めたことが出来た時、自分でも出来た！と嬉しくなるのと共に
自分で自分を肯定出来るのでまた次も頑張ろう！とやる気に繋がります。
４．最後には
▲もかくんを見つめるみるくん。
新しいことや仕組みになったと、私は実行に時間がかかってしまう方です。
それは上手く行かないからと投げ出すのが早いというのもありますが
やっぱり出来ないが続くとやる気がそがれて行ってしまうというのもあるのかなと思います。
でも最初からは上手く行かなくて当たり前です。
何度も何度も繰り返してやっていくことによって、
自分の中でこれは優先してやっていかないといけないという優先順位をつけていく力だったり、
仕事量についての把握だったり、他の業務にも影響していくスキルが身についていくように感じました。
また、やるべきことを覚えておけないこともあり、リスト化して見えるのは自分に凄く合っていると感じました。
プライベートでもやるくらいです。やらないといけないことがあるとき、メモにやることをリスト化します。
リスト化することによって何をやらないといけないかというのが思い出す時間もないし、
終わったら次、とすることが明確なので行動もしやすくなります。
初めてアイビー・リーについて知った時、そんなの書いても意味があるのか？と正直思ってしまっていたこともありました。
業務効率で有名なメゾットというほどなのでそれだけ誰しもがこれはいい！となったからみんながしていたり、取り入れられているのだとわかりました。
年末に向けて、あれもこれもやらないといけないと大変な時期だと思います。
でも一度整理をして洗い出してみるとやるべきことが見えて気持ちもスッキリします。
気持ちよく新年を迎えるためにも、「アイビー・リー・メゾット」を取り入れてみてはいかがでしょうか？
▲あごを乗せてリラックスするみるくん。